10 Fragen und Antworten zum Hinweisgeberschutzgesetz 2023

1. Was regelt das neue Hinweisgeberschutzgesetz?

Das Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) regelt den Schutz von sog. Whistleblowern. Diesen Personen soll es durch die Schaffung interner und externer Meldestellen ermöglicht werden, vertraulich auf (vermeintliche) Rechtsverstöße in Unternehmen oder Behörden hinzuweisen, ohne Repressalien befürchten zu müssen.

2. Wer muss das Hinweisgeberschutzgesetz umsetzen?

Das HinSchG bezieht sich zum einen auf alle natürlichen Personen sowie Unternehmen oder Einrichtungen des öffentlichen Rechts, die mindestens eine Person bei sich beschäftigen (sog. Beschäftigungsgeber). Eine interne Meldestelle müssen folgende Stellen einrichten:

• Beschäftigungsgeber und Organisationseinheiten mit jeweils in der Regel mindestens 50 Beschäftigten (z.B. Arbeitnehmer, Beamte, Azubis) sowie
• Beschäftigungsgeber, die in „sensiblen“ Bereichen tätig sind (z.B. Wertpapierdienstleistungsunternehmen, Kapitalverwaltungsgesellschaften), auch wenn sie weniger als 50 Beschäftigte haben.

Zum anderen verpflichtet das HinSchG die Bundesrepublik Deutschland und jedes Bundesland zur Einrichtung einer zentralen externen Meldestelle.

3. Ab wann gilt das Hinweisgeberschutzgesetz?

Ab dem 2. Juli 2023 gilt das HinSchG für alle Unternehmen mit mindestens 250 Beschäftigten und für sonstige Unternehmen, die in sensiblen Bereichen (Wertpapieredienstleistungen, Kreditwesen, Börse u.a.) tätig sind. Für Unternehmen mit 50 bis 249 Beschäftigten, die nicht in einem sensiblen Bereich tätig sind, gilt das HinSchG erst ab 17. Dezember 2023. Auf sonstige Unternehmen mit weniger als 50 Beschäftigten findet das Gesetz keine Anwendung. Für Gemeinden und Gemeindeverbände wird das Gesetz erst obligatorisch, wenn der Landesgesetzgeber eine entsprechende Regelung getroffen hat. Allerdings gilt auch für sie die EU-Whistleblower-Richtlinie bereits unmittelbar.

4. Auf die Meldung welcher Verstöße erstreckt sich der Schutz des Hinweisgeberschutzgesetz?

Gemeldet bzw. offengelegt werden dürfen demnach insbesondere Informationen zu

1. Verstößen gegen Strafvorschriften,

2. Verstößen gegen Bußgeldvorschriften, soweit die verletzte Vorschrift dem Schutz von Leben, Leib oder Gesundheit oder dem Schutz der Rechte von Beschäftigten oder ihrer Vertretungsorgane dient (z.B. Arbeitsschutz; Gesundheitsschutz; Betriebsverfassungsrecht),

3. sonstigen im HinSchG aufgeführten Verstößen gegen Landes-, Bundes- oder Unionsrecht, z.B. gegen das Geldwäschegesetz, gegen Vorgaben zur Produktsicherheit und -konformität oder solche des Umweltschutzes sowie

4. Verstößen gegen Vorschriften u.a. des Vergaberechts, Kartellrechts und Steuerrechts.

5. Können Unternehmen die Entgegennahme von Meldungen an qualifizierte Dritte auslagern?

Unternehmen sind zwar grundsätzlich verpflichtet, eine interne Meldestelle vorzuhalten, können diese Aufgabe jedoch durch einen Dritten (z.B. einen Rechtsanwalt) wahrnehmen lassen. Auch ein solcher „Vertrauensanwalt“ bzw. eine solche „externe Ombudsperson“ gilt somit als interne Meldestelle und nimmt dann alle Rechte und Pflichten des Unternehmens wahr. Auf diese Weise ist eine Haftungsverlagerung der dem Unternehmen obliegenden Pflichten auf den Dritten möglich. Der interne Meldekanal muss allen Beschäftigten und kann auch Personen außerhalb des Unternehmens oder der öffentlichen Einrichtung offenstehen, z.B. Lieferanten, Kunden und deren Mitarbeiter. Es müssen Meldungen in mündlicher Form, etwa telefonisch, oder in Textform, z.B. per E-Mail oder ein digitales Hinweisgeberportal, möglich sein. Wenn die hinweisgebende Person dies verlangt, muss sie auch an einen persönlichen Ansprechpartner melden können. Es gilt ein gesetzliches Vertraulichkeitsgebot. Hiernach darf grundsätzlich nur die Stelle, die die Meldung entgegennimmt, Kenntnis von der Identität der hinweisgebenden Person sowie der in der Meldung genannten Personen erlangen. Beschäftigungsgeber können die interne Meldestelle an einen qualifizierten Dritten, etwa einen Rechtsanwalt, auslagern; damit können sie auch die Haftung mit Blick auf die Reaktionspflichten und die Wahrung der Vertraulichkeit auf den Dritten verlagern.

Zusätzlich existiert eine externe Meldestelle. Die externe Meldestelle des Bundes wird zentral beim Bundesamt für Justiz eingerichtet. Sie ist zuständig, soweit nicht andere Meldestellen, z.B. bei der BaFin oder dem Bundeskartellamt, eingerichtet sind. Auch hier gilt das Vertraulichkeitsgebot.

6. Muss für jede Tochtergesellschaft ein internes Meldesystem eingerichtet werden?

Das deutsche HinSchG lässt die Möglichkeit zu, eine einheitliche konzernweite Meldestelle einzurichten. Da jedoch in den EU-Mitgliedstaaten teils abweichende nationale Regelungen gelten, findet die „Konzernlösung“ des HinSchG nur auf Konzerngesellschaften in Deutschland Anwendung. Auch die Europäische Kommission sieht es als nicht zulässig an, dass Tochtergesellschaften in einem Konzern die zentrale Wahrnehmung der internen Meldestelle auf die Holding oder eine Konzerngesellschaft übertragen. Jede Konzerngesellschaft müsse ein eigenes Hinweisgebersystem einrichten. Konzernweite Hinweisgebersysteme könnten aber ergänzend (weiter-)geführt werden. Folgende pragmatische Lösung bietet sich an: Unternehmen können eine zentrale Meldestelle für den gesamten Konzern vorhalten und prominent in ihren Compliance-Dokumenten darstellen. Zusätzlich sollten dezentrale Meldestellen in den Beteiligungsgesellschaften jedenfalls pro forma vorgehalten werden, wobei diese lediglich auffindbar, aber nicht prominent im Compliance Management System hervorgehoben sein müssen.

7. Muss die Abgabe anonymer Hinweise ermöglicht werden?

Nein. Weder interne noch externe Meldekanäle müssen so ausgestaltet sein, dass anonyme Meldungen abgegeben und bearbeitet werden können. Ausnahmen könnten allerdings in Spezialgesetzen geregelt sein, z.B. im Gesetz über die Bundesanstalt für Finanzdienstleistungsaufsicht (FinDAG).

8. Haben Hinweisgeber nach dem neuen Gesetz einen Freibrief, sich mit vertraulichen Sachverhalten an die Öffentlichkeit zu wenden?

Hinweisgebende Personen haben ein Wahlrecht, ob sie sich an eine interne oder an eine externe Meldestelle wenden. Eine sog. Offenlegung von Verstößen gegenüber der Öffentlichkeit ist nach dem HinSchG jedoch nur unter engen Voraussetzungen zulässig: Es müssen beispielsweise irreversible Schäden drohen oder es muss der Fall eintreten, dass die Meldestelle nicht funktioniert oder nicht die notwendigen Maßnahmen ergriffen hat.

9. Welchen Schutz für Hinweisgeber enthält das Gesetz?

Das HinSchG verbietet Repressalien, also alle Reaktionen auf eine Meldung oder Offenlegung, die der hinweisgebenden Person ungerechtfertigte Nachteile zufügen können. Dazu gehören etwa eine Kündigung, eine verwehrte Beförderung, Disziplinarmaßnahmen, Diskriminierung oder eine „Kaltstellung“ der hinweisgebenden Person.

Nach dem Gesetz wird vermutet, dass Nachteile im Beruf, die ein Whistleblower nach einer Meldung oder Offenlegung erleidet, eine Repressalie darstellen, wenn sich die hinweisgebende Person auf diesen Zusammenhang beruft. In arbeitsgerichtlichen Auseinandersetzungen müsste der Arbeitgeber also beweisen, dass die Maßnahme in keinem Zusammenhang mit der Meldung nach dem HinSchG stand.

10. Welche Sanktionsmöglichkeiten und Rechtsfolgen sieht das HinSchG vor?

Beschäftigungsgeber, die kein internes Meldesystem einrichten oder betreiben, riskieren eine Geldbuße von bis zu 20.000 EUR. Wer versucht, eine Whistleblower-Meldung oder die darauffolgende Kommunikation zu behindern, eine Repressalie gegen einen Hinweisgeber zu ergreifen oder gegen das Vertraulichkeitsgebot verstößt, dem droht eine Geldbuße von bis zu 50.000 EUR.

Juristischen Personen und Personenvereinigungen, die eine Whistleblower-Meldung behindern oder Repressalien gegen den Whistleblower verhängen, droht über den Verweis ins Ordnungswidrigkeitenrecht eine Geldbuße in Höhe von bis zu 1 Mio. EUR. Zudem hat ein gemaßregelter Whistleblower einen Schadensersatzanspruch.

Sanktioniert werden kann aber auch der Hinweisgeber, der wissentlich unrichtige Informationen gegenüber der Öffentlichkeit offenlegt. Hier findet grundsätzlich der allgemeine Bußgeldtatbestand des § 17 OWiG Anwendung (Bußgeldrahmen bis zu 1.000 EUR). Darüber hinaus kann der Hinweisgeber bei vorsätzlicher oder grob fahrlässiger Meldung oder Offenlegung unrichtiger Informationen zum Schadensersatz verpflichtet sein.

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