Digitale Arbeitsverträge ab 2025 – mit Ausnahmen

Ab 2025 kommt digitalen Arbeitsverträgen größere Bedeutung zu. Das Bürokratieentlastungsgesetz IV senkt die Formerfordernisse des Nachweisgesetzes und lässt künftig die Textform, z.B. E-Mails, genügen, um die wesentlichen Vertragsbedingungen des Arbeitsverhältnisses nachzuweisen. In einigen Fällen bleibt die eigenhändige Unterschrift („wet ink“) jedoch Pflicht. 
 

Bisherige Rechtslage

Das Nachweisgesetz verlangt, die wesentlichen Vertragsbedingungen des Arbeitsverhältnisses schriftlich niederzulegen, d.h. entweder im Arbeitsvertrag oder in einer separaten Niederschrift und mit eigenhändiger Unterschrift (dazu ausführlich hier). Verstöße gegen Inhalt, Form und Frist können als Ordnungswidrigkeit sanktioniert werden.
 

Neuerungen im NachwG ab 2025

Arbeitgeber können die wesentlichen Vertragsbedingungen des Arbeitsverhältnisses künftig in einer Niederschrift oder im Arbeitsvertrag in Textform (§ 126b BGB) abgefasst und elektronisch übermitteln. D.h. es genügen etwa auch E-Mails und eingescannte Dokumente. Eine sog. qualifizierte elektronische Signatur (§ 126a BGB) mit aufwendigem Authentifizierungsverfahren ist nicht erforderlich.

Voraussetzung ist, dass

• das Dokument für den Arbeitnehmer zugänglich ist,
• gespeichert und ausgedruckt werden kann und
• der Arbeitgeber den Arbeitnehmer mit der Übermittlung auffordert, einen Empfangsnachweis zu erteilen.
   

Ausnahmen

Die digitale Form bleibt in folgenden Branchen (sog. schwarzarbeitsnahen Branchen) von vornherein ausgeschlossen:

1. Baugewerbe,
2. Gaststätten- und Beherbergungsgewerbe,
3. Personenbeförderungsgewerbe,
4. Speditions-, Transport- und damit verbundenen Logistikgewerbe,
5. Schaustellergewerbe,
6. Unternehmen der Forstwirtschaft,
7. Gebäudereinigungsgewerbe,
8. Unternehmen, die sich am Auf- und Abbau von Messen und Ausstellungen beteiligen,
9. Fleischwirtschaft,
10. Prostitutionsgewerbe,
11. Wach- und Sicherheitsgewerbe.

Hier sind die wesentlichen Vertragsbedingungen weiterhin in Schriftform (d.h. mit eigenhändiger Unterschrift) niederzulegen und auszuhändigen.

Unabhängig von der Branche können Arbeitnehmer verlangen, dass der Arbeitgeber ihnen (zusätzlich) eine Niederschrift der wesentlichen Vertragsbedingungen unverzüglich in Schriftform niederlegt und aushändigt.

Schriftformerfordernisse ergeben sich zudem häufig aus Tarifverträgen und Gesetz (z.B. Befristung und nachvertragliches Wettbewerbsverbot). Auch Arbeitsverträge sehen häufig Schriftformerfordernisse für Vertragsänderungen und -ergänzungen vor. 
 

Sonstige Neuerungen im Arbeitsrecht

Die Textform genügt künftig auch für

• Befristungen auf die Regelaltersgrenze; sonstige Befristungen bedürfen zu ihrer Wirksamkeit jedoch weiterhin der Schriftform.
• Zeugnisse – allerdings nur nach Einwilligung des Arbeitnehmers und nur mit elektronischer Form (§ 126a BGB), d.h. mit aufwendiger sog. qualifizierter elektronischer Signatur.
• Elternzeitantrag, Elternteilzeitantrag und -ablehnung.
• Arbeitnehmerüberlassungsverträge zwischen Verleiher und Entleiher.
   

Fazit

Das Bürokratieentlastungsgesetz IV öffnet die Tür zur Digitalisierung etwas mehr. Ob es zur Entlastung von Bürokratie führt, ist fraglich, denn es bleiben einige Schriftformerfordernisse und das arbeitnehmerseitige Recht auf Papier. Entscheiden sich Arbeitgeber für den digitalen Weg, sollten sie die Aufforderung zur Abgabe eines Empfangsnachweises in ihren Standardprozess aufnehmen. Anzupassen sind ggf. auch Schriftformklauseln in Bestands- und Muster-Arbeitsverträgen.

Zur Beantwortung Ihrer Fragen, Bearbeitung eines Nachweises und Schulung Ihrer Mitarbeiter zur neuen Rechtslage steht Ihnen das Arbeitsrechts-Team gern zur Verfügung.