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Virtuelle Beschlussfassung bei Familiengesellschaften – geht das?
Die Auswirkungen der Corona-Pandemie stellen die Handlungsfähigkeit der Unternehmen auf die Probe. Die Gesellschafter wollen oder dürfen oftmals nicht persönlich zusammenkommen. Der Gesetzgeber reagierte mit vorübergehenden Erleichterungen für Kapitalgesellschaften. Derzeit können Aktiengesellschaften virtuelle Hauptversammlungen abhalten und GmbH-Gesellschafter Beschlüsse einfacher außerhalb einer Gesellschafterversammlung fassen. Doch was gilt bei den – vor allem bei Familienunternehmen verbreiteten – Personengesellschaften?
Beschlussfassung vor Ort als Regelfall
Erleichterungen für OHG, KG und Co. sucht man im Maßnahmenpaket des Gesetzgebers vergebens. Nach wie vor gelten also für die im deutschen Mittelstand beliebte GmbH & Co. KG und andere Personengesellschaften die gesetzlichen bzw. gesellschaftsvertraglichen Regelungen aus der Zeit „vor Corona“. Auf die Möglichkeit einer schnellen präsenzlosen Beschlussfassung sind diese jedoch nur selten ausgerichtet.
Die geltenden Gesellschaftsverträge bestimmen häufig, dass Beschlüsse grundsätzlich in Gesellschafterversammlungen vor Ort gefasst werden. Bei vielen Familienunternehmen wird dabei die jährliche ordentliche Gesellschafterversammlung traditionell mit einem Familientreffen verbunden. Der unmittelbare persönliche Kontakt ist für das Unternehmen und die Familie ungemein wertvoll. Auch in Zukunft sollte daher das persönliche Treffen der Gesellschafter der Regelfall bleiben. Als Alternative sehen die Gesellschaftsverträge oftmals nur die Möglichkeit der schriftlichen Abstimmung vor. Regelungen zum Einsatz digitaler Lösungen wie Videokonferenzen (z.B. per Skype, Zoom oder Microsoft Teams), Chatprogramme (WhatsApp) oder Abstimmungstools (Doodle) dürften hingegen eher die Ausnahme sein.
Virtuelle Beschlussfassung nur einstimmig oder auf gesellschaftsvertraglicher Grundlage
Wenn rasche Beschlüsse notwendig, aber einzelne Gesellschafter verhindert sind und sich auch nicht vertreten lassen möchten, stoßen die bestehenden Regelungen an ihre Grenzen. Rein virtuelle Gesellschafterversammlungen sind mit den meisten Gesellschaftsverträgen kaum möglich. Ebenso wenig kann ein einzelner Gesellschafter, der sich im Ausland aufhält oder sich in Quarantäne befindet, ohne Weiteres zu einer vor Ort stattfindenden Gesellschafterversammlung mittels Webcam oder Telefon zugeschaltet werden. Zwar können die Gesellschafter jederzeit und formlos das gesellschaftsvertraglich vorgesehene Verfahren ergänzen oder durch ein anderes ersetzen. Dies erfordert jedoch Einstimmigkeit, sodass bereits ein einzelner Gesellschafter Verfahrensänderungen verhindern und dringende Beschlüsse verzögern könnte.
Derzeit dürfte es in vielen Unternehmen einen Konsens geben, dass der Einsatz digitaler Lösungen jedenfalls in dringenden Fällen bei der Beschlussfassung nötig sein kann. Diese Gelegenheit sollte genutzt werden, entsprechende Möglichkeiten fest im Gesellschaftsvertrag zu verankern. Damit wäre die Handlungsfähigkeit des Unternehmens auch für kommende Zeiten sichergestellt, in denen möglicherweise keine Einstimmigkeit über Verfahrensänderungen erzielt werden kann. Anlässlich dieser Ergänzung bietet es sich insbesondere bei älteren Gesellschaftsverträgen an, auch die übrigen Vertragsbestimmungen auf ihren Anpassungsbedarf zu überprüfen und gegebenenfalls zu aktualisieren. Sind sich die Gesellschafter einig, können gewünschte Vertragsänderungen bei Personengesellschaften zügig und ohne großen Aufwand erfolgen. Insbesondere ist eine notarielle Beurkundung in aller Regel nicht erforderlich. Selbst wenn sich einzelne Gesellschafter querstellen, können viele Änderungen des Gesellschaftsvertrags auch durch Mehrheitsbeschluss durchgesetzt werden. Zu beachten sind hierbei jedoch gewisse Rechte der einzelnen Gesellschafter, deren Verletzung zur Unwirksamkeit der Vertragsänderung führen kann.
Fazit
Die meisten Gesellschaftsverträge von Personengesellschaften enthalten keine oder nur unzureichende Möglichkeiten zur präsenzlosen Beschlussfassung. Kurzfristige Änderungen des Verfahrens sind zwar möglich, aber regelmäßig nur einstimmig. Um auch zukünftig handlungsfähig zu bleiben, sollte der Einsatz digitaler Lösungen – jedenfalls für dringende Fälle – im Gesellschaftsvertrag verankert werden. Diese Änderung kann zum Anlass genommen werden, insbesondere ältere Gesellschaftsverträge auf weiteren Anpassungsbedarf zu überprüfen und zu modernisieren.
