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Update: Gesellschafterbeschlüsse in der GmbH in Zeiten von Corona
Seit über einem Jahr wirkt sich die Corona-Pandemie auf die Möglichkeiten der Versammlungs- und Beschlussfassung der GmbH-Gesellschafter aus. Physische Treffen der Gesellschafter und die Beschlussfassung in einer Gesellschafterversammlung sind nur eingeschränkt möglich. Durch die vorübergehende Modifizierung der Vorschriften im Gesetz betreffend die Gesellschaften mit beschränkter Haftung („GmbHG“) hat der Gesetzgeber eine Lösung geschaffen: Die präsenzlose Beschlussfassung der GmbH-Gesellschafter im Umlaufverfahren wird temporär durch das Gesetz über Maßnahmen im Gesellschafts-, Genossenschafts-, Vereins-, Stiftungs- und Wohnungseigentumsrecht zur Bekämpfung der Auswirkungen der COVID-19-Pandemie („Covid-19-Gesetz“) erleichtert.
Rechtslage vor der Corona-Pandemie
Vor der Corona-Krise war die Beschlussfassung der GmbH-Gesellschafter im Umlaufverfahren gemäß § 48 Abs. 2 GmbHG ohne gesonderte Satzungsgrundlage nur möglich, wenn sämtliche Gesellschafter in Textform zum Beispiel per E-Mail, Telefax oder WhatsApp-Nachricht mit der zu treffenden Bestimmung oder mit der schriftlichen Abgabe der Stimmen einverstanden waren. Grundvoraussetzung war aber stets die Zustimmung aller Gesellschafter.
Lag kein allseitiges Einverständnis der Gesellschafter mit dem Beschlussgegenstand oder der Durchführung des Umlaufverfahrens vor, musste die Beschlussfassung zwingend in einer Gesellschafterversammlung erfolgen. Dasselbe galt auch für bestimmte Ausnahmen wie umwandlungsrechtliche Maßnahmen, bei denen das Gesetz die Beschlussfassung in einer Präsenzversammlung vorschreibt. Eine Abweichung von den Regelungen des GmbHG war nur möglich, wenn die Satzung Mehrheits- (zum Beispiel einfache Mehrheit statt Einstimmigkeit) oder Formerleichterungen (zum Beispiel audiovisuelle Abstimmung statt Textform) vorsah.
Modifizierte Rechtslage durch das Covid-19-Gesetz
Die erleichterte Beschlussfassung im Umlaufverfahren durch Art. 2 § 2 Covid-19-Gesetz wurde aufgrund der fortbestehenden Auswirkungen der Corona-Pandemie nun durch Verordnung (BGBl. I 2258) bis zum 31. Dezember 2021 verlängert. Die Gesellschafter können Beschlüsse während der Corona-Pandemie in Textform oder durch schriftliche Abgabe der Stimmen nun auch ohne Einverständnis sämtlicher Gesellschafter fassen. Einstimmigkeit ist somit weder für das Zustandekommen des Beschlusses noch für die Durchführung des Umlaufverfahrens erforderlich. Es reicht aus, wenn im Umlaufverfahren die in der Satzung oder im Gesetz fixierten Mehrheiten für die Fassung von Gesellschafterbeschlüssen eingehalten werden.
Da die Formvorschriften bestehen bleiben, ist weiterhin die geforderte Textform bzw. die schriftliche Abgabe der Stimmen zu beachten, sofern keine speziellere Satzungsregelung vorhanden ist. Werden die Formvorschriften nicht eingehalten, kann dies zu einer unheilbaren Nichtigkeit des Gesellschafterbeschlusses führen. Deshalb ist auf Basis der gesetzlichen Grundlage weder eine virtuelle Beschlussfassung etwa in Form von Telefon-, Online- oder Videokonferenzen, noch eine kombinierte Beschlussfassung (zum Beispiel eine Stimmabgabe teilweise per Telefon und Online) möglich. Selbst wenn alle Gesellschafter der virtuellen Beschlussfassung zustimmen, entspricht dies nicht den modifizierten Formvorschriften, um einen wirksamen Gesellschafterbeschluss zu fassen. Nur wenn eine ausdrückliche Satzungsregelung andere Formen der Beschlussfassung vorsieht, kann auf solche zur Beschlussfassung zurückgegriffen werden.
Fazit: Rechtssicherheit und Flexibilität durch die Satzung
Um Beschlüsse im Umlaufverfahren oder in kombinierten Verfahren für die Stimmabgabe rechtssicher und flexibel zu fassen, bietet sich eine Satzungsregelung an, die die gesetzlichen Bestimmungen dauerhaft modifiziert. Denn vermutlich wird nach Ende der Corona-Pandemie wieder die ursprüngliche und deutlich strengere Rechtslage gelten. Die Flexibilität bei der Beschlussfassung im Umlaufverfahren würde dadurch verloren gehen, da sämtliche Beschlüsse bzw. die Durchführung des schriftlichen Verfahrens der Zustimmung aller Gesellschafter bedürften. Eben dieses Einstimmigkeitsprinzip kann aber durch eine Satzungsklausel umgangen werden und auch künftig eine flexible Beschlussfassung der GmbH-Gesellschafter im Umlaufverfahren ermöglichen.
Außerdem ist eine Digitalisierung der Beschlussfassung sinnvoll, die ebenfalls in der Satzung verankert werden kann. Abweichend von den gesetzlichen Bestimmungen kann somit beispielsweise die virtuelle Beschlussfassung der Gesellschafter in einer Satzungsklausel niedergelegt werden, sodass Gesellschafterbeschlüsse in Videokonferenzen über Skype, Webex oder Zoom gefasst werden können. Selbst die Beschlussfassung in einer WhatsApp-Gruppe der Gesellschafter könnte somit rechtssicher ermöglicht werden.
Vor diesem Hintergrund unterstützen wir Sie gerne in der Anpassung der Satzung Ihres Unternehmens, um die aktuell gewährte Flexibilität bei der Beschlussfassung im Gesellschafterkreis auch nach der Corona-Pandemie zu erhalten oder sogar noch zu erweitern und das Umlaufverfahren künftig zu digitalisieren.
