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Sozialversicherungsbeiträge für Sonn-, Feiertags- und Nachtzuschläge
Alle vier Jahre steht die Betriebsprüfung an, um Fehler und Unregelmäßigkeiten bei der Berechnung von Sozialversicherungsbeiträgen zu beseitigen. Aktuell scheinen u.a. die Zuschläge für Sonn-, Feiertags- und Nachtarbeit („SFN-Zuschläge“) im Fokus der Betriebsprüfung zu stehen.
Sofern die Mitarbeiter im Unternehmen auch am Sonnund Feiertag oder in der Nacht arbeiten, erhalten die Mitarbeiter für die erschwerten Arbeitsbedingungen Zuschläge. Um den Mitarbeiter zusätzlich zu entlasten, sind diese Zuschläge i.d.R. auch lohnsteuer- und sozialversicherungsfrei, was diese Arbeit für den Mitarbeiter attraktiver macht.
Entscheidend dafür, dass Arbeitgeber und Mitarbeiter von der Lohnsteuer- und Sozialversicherungsfreiheit der SNF-Zuschläge profitieren, ist jedoch, dass der Mitarbeiter tatsächlich am Sonntag, Feiertag oder nachts gearbeitet hat. Der Arbeitgeber hat hingegen Lohnsteuer und Sozialversicherungsabgaben abzuführen, wenn der Mitarbeiter nicht gearbeitet hat und der Mitarbeiter diese Zuschläge lediglich als Lohnfortzahlung erhält. Mit anderen Worten: Wenn der Mitarbeiter Lohn bekommt, obwohl er nicht gearbeitet hat. Die Hauptanwendungsfälle dürften hierbei Zahlungen wegen Krankheit und Urlaub sein.
Der Arbeitgeber hat dem Mitarbeiter für die Dauer der krankheitsbedingten Arbeitsunfähigkeit das ihm bei regelmäßiger Arbeitszeit zustehende Arbeitsentgelt fortzuzahlen – hierunter fallen auch SNF-Zuschläge. Im Fall des Urlaubs hat der Arbeitgeber für die Urlaubsdauer die Vergütung fortzuzahlen. Vergütungspflichtig ist die Arbeitszeit, die infolge des Urlaubs ausgefallen ist, die der Mitarbeiter also ohne Urlaub geleistet hätte. Für die Höhe des fortzuzahlenden Entgelts enthält § 11 Abs. 1 BUrlG eine Berechnungsregelung. Danach ist dem Mitarbeiter der Durchschnittsstundenlohn der letzten 13 Wochen vor dem Urlaubsantritt fortzuzahlen. Da es auf den Durchschnittslohn ankommt, ist zu ermitteln, welches Entgelt der Mitarbeiter in dem genannten Zeitraum erhalten hat. Geleistete Zuschläge sind zu berücksichtigen.
Allerdings wirkt sich der Umstand, dass die Zuschläge grundsätzlich Lohnsteuer- und Sozialversicherungsfrei sind, bei diesen Zahlungen nicht mehr aus. Auch die in diesem Entgelt enthaltenen Zuschläge unterliegen der Lohnsteuer- und Sozialabgabenpflicht.
Berücksichtigt der Arbeitgeber diese Zuschläge bei der Krankheits- und Urlaubsvergütung nicht, sondern orientiert er sich beispielsweise nur am Grundgehalt, kann die Sozialversicherung gleichwohl verlangen, dass der Arbeitgeber Sozialabgaben abführt bzw. nachentrichtet. Bezüglich der Ermittlung der Sozialversicherungsbeiträge stellt das Gesetz bei der Bemessung der Sozialversicherungsbeiträge auf das Gehalt ab, welches dem Mitarbeiter zugestanden hätte (sog. Entstehungsprinzip). Es wird dann der sogenannte „Phantomlohn“ berechnet und zu Grunde gelegt. Ob der Arbeitgeber die Zahlung tatsächlich an den Mitarbeiter geleistet hat, ist hingegen unerheblich; es kommt nur darauf an, dass der Mitarbeiter auf die Zahlung einen Anspruch hat. Fällt im Rahmen einer Betriebsprüfung auf, dass der Arbeitgeber die SNF-Zuschläge bei der Berechnung nicht berücksichtigt hat, kann der Prüfer auch schätzen, welche Nachforderungen sich aufgrund der fehlerhaften Berechnung ergeben. Im ersten Schritt ist der Arbeitgeber verpflichtet, sowohl die Arbeitgeber- als auch die Arbeitnehmerbeiträge zu entrichten. Zwar kann der Arbeitgeber diese vom Mitarbeiter zurückfordern. Im Falle einer Schätzung kann er aber gegenüber dem Mitarbeiter i.d.R. nicht darlegen, welcher Anteil auf ihn entfallen würde. Ein solcher Anspruch ist daher in der Praxis kaum durchsetzbar.
Bei der Lohnsteuer wäre hingegen kein Phantomlohn zu Grunde zu legen. Diese ist nur zu leisten, wenn der Mitarbeiter eine tatsächliche Zahlung erhält (sog. Zuflussprinzip). Der Mitarbeiter kann im Nachgang aber selbstverständlich verlangen, dass der Arbeitgeber auch die SNF-Zuschläge bei der Berechnung von Urlaubsentgelt und bei der Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall berücksichtigt.
Fazit:
Bei der Berechnung des Entgelts, das der Mitarbeiter im Urlaubs- oder Krankheitsfall erhält, ist sorgfältig vorzugehen. Fehler können – auch wenn sie der Mitarbeiter nicht rügt – von den Sozialversicherungsträgern aufgegriffen werden und zu erheblichen Nachzahlungen führen.
