Hauptversammlungen weiterhin virtuell möglich

Virtuelle Hauptversammlungen waren bis 2022 nur auf Grundlage der befristeten COVID-19 Gesetzgebung möglich. Auf diese temporäre Regelung folgte das Gesetz zur Einführung virtueller Hauptversammlungen ohne physische Präsenz der Aktionäre, das bereits am 27. Juli 2022 in Kraft getreten ist. Damit wurde die virtuelle Hauptversammlung (HV) als unbefristete Option neben der Präsenz-HV im Aktiengesetz festgeschrieben. Voraussetzung für die Abhaltung einer virtuellen HV ist eine entsprechende Satzungsgrundlage, weswegen die Satzungen von Aktiengesellschaften im Bedarfsfall anzupassen sind. Allerdings unterscheiden sich die Anforderungen an das Format einer virtuellen HV nun erheblich. Worauf ist bei der Hauptversammlungssaison 2023 zu achten?

Übergangsregelung

Auch in diesem Jahr besteht ohne Satzungsgrundlage noch bis zum 31. August die Möglichkeit, eine virtuelle HV abzuhalten. Der Vorstand kann dies mit Zustimmung des Aufsichtsrats auf Grundlage einer Übergangsregelung beschließen. 

Unterschiede zum bisherigen virtuellen Format im Rahmen der COVID-19-Gesetzgebung

Unverändert erfolgt der Ablauf einer virtuellen HV per Übertragung der Versammlung mit Bild und Ton sowie in der Ausübung der Aktionärsrechte mittels „elektronischer Kommunikation“. Der Nutzen von virtuellen Versammlungen wurde bislang insbesondere darin gesehen, dass Aktionäre ihre Rechte bereits im Vorfeld der HV ausüben können und somit nicht auf die Teilnahme angewiesen sind. Bei der Gesetzesneufassung war die gesetzgeberische Intention hingegen, die Rechte der Aktionäre in der virtuellen Versammlung zu stärken.

Das Gesetz gibt den Gesellschaften jedoch lediglich einen Rahmen vor und lässt ihnen bei der konkreten Ausgestaltung einen Entscheidungsspielraum. Das gilt insbesondere für folgende Punkte:

• Bei der Zulassung von Fragen vor der Hauptversammlung. Diese Fragen müssen vor der Versammlung mit der Folge beantwortet werden, dass sie nicht erneut in der HV beantworten werden müssen. Diese Option wurde aber u.a. wegen schwieriger Abgrenzungen (neue oder bereits gestellte Frage – neue Frage oder Nachfrage) und des dann vorab zu veröffentlichenden Vorstandsberichts in den bisherigen virtuellen HV so gut wie nicht genutzt.
• In welcher Form das neu geschaffene Recht auf Stellungnahme der Aktionäre ausgeübt werden darf. Hierbei sind neben schriftlich eingereichten Stellungnahmen auch solche im Videoformat denkbar.

Kein Gestaltungsspielraum besteht hingegen bei den zwingend zu gewährenden Aktionärsrechten. Für die technischen Herausforderungen bieten HV-Dienstleister mittlerweile zuverlässige Lösungen an.

Was spricht für die virtuelle HV?

Maßgeblich für oder gegen eine virtuelle HV sind mehrere Aspekte, die zudem für jede AG ganz unterschiedliche Bedeutung haben. So werden Kostenvorteile in der Regel derzeit bei mehr als 150 Teilnehmern zu erzielen sein. Die Präsenzversammlung bietet den persönlicheren Austausch mit den Aktionären, soweit nicht gerade umgekehrt die Distanz durch die Videoübertragung als vorteilhaft angesehen wird. Häufig wird mit dem virtuellen Format auch die Erwartung verbunden, dass vermehrt (institutionelle) Investoren teilnehmen, die die Anreise zur Versammlungshalle nicht auf sich nehmen würden. Auch die Vermeidung von CO²-Emissionen und ein digitales Image können in die Abwägung einbezogen werden.

Fazit

Die virtuelle HV bildet die Präsenzversammlung prinzipiell im Online-Format ab und schränkt die Aktionärsrechte nicht ein. Chancen ergeben sich vor allem bei größeren Versammlungen und je nach der Aktionärsstruktur, im Übrigen kommt es auf die Präferenzen des Vorstands und des Versammlungsleiters an.

Die virtuelle Hauptversammlung – attraktive Alternative oder „Papiertiger“?

Für nähere Informationen zu den einzelnen Rechten und Pflichten bei der Abhaltung von virtuellen Versammlungen sowie zu den Entscheidungskriterien verweisen wir auf den Beitrag auf unserem Blog. Zum Beitrag