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Grundlagen-Wissen: Dokumentationspflichten des Auftraggebers
Der öffentliche Auftraggeber hat im laufenden Vergabeverfahren umfangreiche Dokumentationspflichten zu beachten. Diese Verpflichtung folgt aus § 8 Abs. 1 VgV. So ist unter anderem sämtliche Kommunikation mit den Bietern, die Öffnung der Angebote, Verhandlungen, Absageschreiben bis hin zum Zuschlagsschreiben in Textform zu fassen. Darüber hinaus ist eine nachträgliche Zusammenfassung des Vergabeverfahrens in Form eines Vergabevermerks gemäß § 8 Abs. 2 VgV durch die Vergabestelle anzufertigen. Der Vergabevermerk muss anders als die Dokumentation nach § 8 Abs. 1 VgV nicht fortlaufend zum Verfahren erstellt werden. Es genügt mithin eine nachträgliche Zusammenfassung des Verfahrens. Die Dokumentation des laufenden Verfahrens und der Vergabevermerk sind nicht zwingend in einem Dokument darzustellen.
Für die Dokumentation des Verfahrens sowie den Vergabevermerk gilt die Aufbewahrungspflicht gemäß § 8 Abs. 4 VgV. Diese Unterlagen sind bis zum Ende der Laufzeit des Vertrags oder der Rahmenvereinbarung aufzubewahren, mindestens jedoch drei Jahre.
Bedeutung für die Praxis
Ziel der Dokumentation ist, dass das gesamte Vergabeverfahren nachprüfbar und nachvollziehbar sein muss. Es ist daher stets eine sichere Dokumentation zu gewährleisten. Neben der Tatsache, dass damit Überblick zu jedem Verfahrenszeitpunkt sichergestellt ist, ist die Vergabestelle auch bei bei einem möglichen Nachprüfungsverfahren gewappnet, eine Vergabeakte der Vergabekammer umgehend zur Verfügung stellen zu können, um belegen zu können, dass die vergaberechtlichen Grundsätze im Verfahren stets gewahrt worden sind. Aber auch für eine mögliche Revision ist die umfangreiche Einhaltung der Dokumentationsanforderungen unerlässlich.
DIE VORSCHRIFTEN ZUR DOKUMENTATION AUF EINEN BLICK:
Liefer- und Dienstleistungen
- § 8 VgV – Dokumentation und Vergabevermerk
- § 9 Abs. 2 VgV – Dokumentation etwaiger mündlicher Kommunikation
- § 53 Abs. 2 S. 3, Abs. 4 S. 2 VgV – Angabe der Gründe für Angebotsabgabe mithilfe anderer als elektronischer Mittel
- § 56 Abs. 5 VgV – Dokumentation der Nachforderung fehlender Unterlagen
- § 72 Abs. 4 VgV – Dokumentation Dialog zwischen Preisrichtern und Teilnehmern bei Planungswettbewerb
Bauleistungen
- § 20 EU VOB/A i.V.m. §8 VgV – Dokumentation und Vergabevermerk
- § 5 EU Abs. 2 Nr. 2 VOB/A – Begründung Abweichung von Gebot zur Losaufteilung
- § 6 EU Abs. 3 Nr. 4 VOB/A – Dokumentation ergriffener Maßnahmen zur Vermeidung Wettbewerbsverzerrung durch vorbefasste Bieter
- § 11 EU Abs. 7 VOB/A – Dokumentation etwaiger mündlicher Kommunikation
- § 11b EU Abs. 3 S. 3, Abs. 4 S. 2 VOB/A – Dokumentation Dialog zwischen Preisrichtern und Teilnehmern bei Planungswettbewerb
