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Einrichtung von Corona-Impfzentren: Die wichtigsten vergaberechtlichen Aspekte auf einen Blick
Die Zulassung und Verteilung des Impfstoffes gegen das Corona-Virus in Europa steht bevor und bundesweit müssen Impfzentren eingerichtet werden. Da die Leistungen in den Impfzentren nicht nur mit eigenem Verwaltungspersonal erbracht werden können, wird die Beauftragung externer Dienstleistungsunternehmen beispielsweise für Reinigungs- oder Kontroll- und Bewachungsdienste erforderlich sein. Welche vergaberechtlichen Rahmenbedingungen müssen dabei im Blick behalten werden?
Verfahrenserleichterung wegen Dringlichkeit?
Ein förmliches Vergabeverfahren mit einer Frist von 30 Tagen für die Angebotserstellung dürfte in der Regel zu lange dauern, um zum vorgesehenen Start der Impfzentren die erforderlichen Leistungen vor Ort verfügbar zu haben. Einen Ausweg bieten sogenannte Dringlichkeitsbeschaffungen. Die vergaberechtlichen Rahmenbedingungen dafür hat das Bundeswirtschaftsministerium im Rundschreiben vom 19. März 2020 bereits instruktiv dargestellt. Wichtig: Soweit möglich, sollten Auftraggeber mit verkürzten Fristen arbeiten oder zumindest immer noch Vergleichsangebote einholen. Die Direktbeauftragung eines Auftragnehmers bleibt die ultima ratio für äußerste Dringlichkeit. In der Vergabeakte muss in einem (kurzen) Vermerk dokumentiert werden, warum vom „Standardverfahren“ mit regulärer Frist abgewichen wird.
Praxistipp: Sofern die Voraussetzungen vorliegen, die Leistungen mittels dreier Vergleichsangebote zu vergeben, sollten solche Unternehmen angefragt werden, die dem Auftraggeber als zuverlässig bekannt sind. Dies können beispielsweise Bestandsauftragnehmer für ähnlich gelagerte Leistungen sein. Im Rahmen einer Markterkundung darf im Vorfeld bei den Unternehmen auch angefragt werden, ob sie Interesse am Auftrag haben und über die erforderlichen Kapazitäten verfügen.
Losaufteilung
Die Leistungen müssen in der Regel trotz Dringlichkeit aufgeteilt nach Losen vergeben werden. Dies bedeutet beispielsweise, dass Reinigungsleistungen und Zugangskontrollen normalerweise nicht einheitlich vergeben werden dürfen, da hier unterschiedliche Anbietermärkte existieren.
Zuschlagskriterien
Um das beste und nicht nur das günstigste Angebot zu beauftragen, sollten die Zuschlagskriterien neben dem Preis auch qualitative Kriterien abbilden. Dies kann beispielsweise ein Personalkonzept sein, in dem Bieter darlegen müssen, wie sie kurzfristig das erforderliche Personal zur Verfügung stellen und Mechanismen des Qualitätsmanagements implementieren.
Praxistipp: Da die erforderlichen Leistungen voraussichtlich für mindestens 6 Monate ausgeschrieben werden, dürfte der EU-Schwellenwert (geschätzter Auftragswert von 214.000 Euro netto) häufig überschritten sein. In diesem Fall müssen die Zuschlagskriterien, die zur Auswahl des Bestbieters herangezogen werden, den Bietern inklusive Gewichtung in den Vergabeunterlagen bekanntgegeben werden.
Flexibilität bei Umfang und Dauer
Da Umfang und Dauer der benötigten Leistungen derzeit in vielen Bereichen noch nicht abschließend feststehen, sollte im Vergabeverfahren die erforderliche Flexibilität berücksichtigt werden. Dies kann insbesondere dadurch erfolgen, dass dem Auftraggeber vertraglich das Recht eingeräumt wird, kurzfristig eine Aufstockung oder Reduzierung des Personals vor Ort zu verlangen. Die Abrechnung der Leistungen sollte analog hierzu nicht über Pauschalen erfolgen, sondern anhand des tatsächlich erbrachten Leistungsumfangs (in Stunden). Erfahrungen aus ähnlichen Situationen wie beispielsweise der Flüchtlingskrise 2015/2016 haben gezeigt, dass vertraglich auch eine verlässliche Nachweisführung des tatsächlichen Leistungsumfangs, idealerweise durch elektronische Zeiterfassung, erfolgen sollte.
Bei der Laufzeit der Dienstleistungsverträge sollte ebenfalls von Beginn an die nötige vertragliche Flexibilität angelegt werden, um vergaberechtliche Probleme bei erforderlichen Verlängerungen zu vermeiden. Dies kann konkret dadurch sichergestellt werden, dass der Dienstleistungsvertrag über eine Grundlaufzeit hinaus optional um jeweils zwei Monate bis zu einer Maximallaufzeit von einem oder eineinhalb Jahren verlängert werden kann.
Praxistipp: Bei Vertrag und Leistungsbeschreibung muss das Rad nicht neu erfunden werden. Vieles, was sich in der Vergangenheit bewährt hat (z.B. im Zusammenhang mit Serviceleistungen und Sicherheitsdiensten für Flüchtlingszentren) kann als Grundlage dienen und auf die neuen Rahmenbedingungen angepasst werden.
Fazit
Die rasche Einrichtung der Impfzentren stellt die Verwaltungen (mal wieder) vor größte Herausforderungen. Dabei darf das Vergaberecht bei der Beschaffung der benötigten Fremdleistungen nicht völlig ausgeblendet werden. Richtig angewendet hilft es jedoch dabei, schnell, flexibel und wirtschaftlich zu beschaffen.
