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Dokumentationspflicht für die Bewertung mündlicher Präsentationen
Bieterpräsentationen sind gerade bei Vergabeverfahren für hochqualifizierte Dienstleistungen als Zuschlagskriterium häufig mit ausschlaggebend für die Ermittlung des besten Angebots. Die Herangehensweise des angebotenen Teams, das Verständnis von der Aufgabenstellung und die zu erwartende Qualität einer möglichen Zusammenarbeit lassen sich so in relativ kurzer Zeit überprüfen. Die mündliche Präsentation von Angebotsinhalten sind allerdings eine Herausforderung für eine transparente Angebotswertung und deren Dokumentation. Das gilt selbst dann, wenn der Vortrag folienbasiert erfolgt und Fragen des Auftraggebers sowie die Antworten der Bieter protokolliert werden. So hat sich die Wertung mündlicher Bieterpräsentationstermine zu einem „Evergreen“ in der vergaberechtlichen Spruchpraxis entwickelt.
Der Kurs, der sich in der Rechtsprechung zunehmend verfestigt hat, lautet: Bewertete Bieterpräsentationen sind grundsätzlich zulässig, jedoch müssen sie den hohen Transparenzanforderungen des Vergaberechts entsprechen.
So führte die VK des Bundes kürzlich aus: „Dabei sind die Anforderungen an den Detaillierungsgrad des Vergabevermerks aus Gründen der Nachvollziehbarkeit besonders hoch, wenn die qualitative Bewertung im Wesentlichen auf einer mündlichen Vorstellung der zur Verhandlungsrunde zugelassenen Büros beruht. Ein hinreichendes Maß an Detaillierung ist insbesondere auch deshalb geboten, um den Nachprüfungsinstanzen eine Überprüfung der Wertungsentscheidung des Auftraggebers überhaupt erst zu ermöglichen.“ (VK Bund, Beschl. v. 13.04.2022 – VK 1-31/22).
Bei der Dokumentation mündlicher Präsentationen ist zwischen dem Inhalt der Präsentation und dem Wertungsvorgang zu trennen, sodass die Vergabekammer nachvollziehen kann, wie das Wertungsergebnis zustande gekommen ist. Die maßgeblichen Erwägungen sind in allen Schritten detailliert zu erfassen, sodass die Nachprüfungsinstanzen nachvollziehen können, welcher Umstand konkret mit welchem Gewicht in die Bewertung eingegangen ist. Ebenso wie die bloße Ergebniswiedergabe sind auch pauschale Aussagen oder formelhafte Formulierungen unzureichend. Vielmehr müssen die konkreten Entscheidungsgründe unter Rückgriff auf das anwendbare Kriterium dargelegt werden (VK Baden-Württemberg, Beschl. v. 05.08.2021 – 1 VK 37/21).
Darüber hinaus ist bei der Wertung und Ausgestaltung des entsprechenden Zuschlagskriteriums immer sicherzustellen, dass ein ausreichender inhaltlicher Bezug zwischen den gewerteten Aspekten und den ausgeschriebenen Leistungen besteht. Aus diesem Grund ist der notwendige Auftragsbezug eines Zuschlagskriteriums, mit dem die Qualität des eingesetzten Personals basierend auf einer möglichst strukturierten Präsentation bewertet werden soll, nur dann gegeben, wenn die Tätigkeit der Personen im zu vergebenden Auftrag auch gerade das Präsentieren bzw. Vortragen beinhaltet (VK Südbayern, Beschl. v. 28.10.2021 – 3194.Z3-3_01-21-27).
Fazit und Praxistipp
Um auf der „sicheren Seite“ zu sein, dürfen Auftraggeber den für die Erstellung des Vergabevermerks vorzunehmenden Dokumentationsaufwand nicht vernachlässigen. Die Entscheidungen verdeutlichen, dass die Durchführung von gewerteten Bieterpräsentationen praktisch nur mit einer transparenten Dokumentation rechtssicher durchzuführen ist. Daher ist ausreichend Zeit für die Dokumentation im Vergabevermerk einzuplanen und die entsprechenden Formulierungen nicht nur stichwortartig, sondern nachvollziehbar und plausibel vorzunehmen, sodass auch einem unbeteiligten Dritten klar sein muss, wie das Wertungsergebnis zustande gekommen ist.
Maßgebliche Entscheidungen: VK Bund, Beschl. v. 13.04.2022 – VK1-31/22; VK Baden-Württemberg, Beschl. v. 05.08.2021 – 1 VK 37/21; VK Südbayern, Beschl. v. 28.10.2021 – 3194.Z3-3_01-21-27
