Dokumentation bei produktscharfer Ausschreibung entscheidend!

Das OLG Celle hat in einem aktuellen Beschluss entschieden, welche Anforderungen an die Dokumentation für die Begründung einer produktscharfen Ausschreibung zu stellen sind.

Sachverhalt

Mehrere öffentliche Auftraggeber wollten Digitale Meldeempfänger (DME) für Ihre freiwilligen Feuerwehren beschaffen. Das vorhandene Funknetz der Digitalen Alarmierung nutzt ausschließlich das Verschlüsselungssystem X. Außerdem werden sowohl Digitale Alarmgeber als auch die Verstärkerantennen der Firma S. verwendet. Daher beschlossen die Kommunen, die Ausschreibung auf Endgeräte dieser Firma zu beschränken, die mit diesem System kompatibel sind. Hiergegen wendete sich ein anderer Marktteilnehmer mit einem Nachprüfungsantrag.

Entscheidung

Das OLG Celle bestätigte in seiner Entscheidung, dass dem Auftraggeber bei der Festlegung ein Beurteilungsspielraum zusteht. Außerdem bestehe auch keine allgemeine Markterkundungspflicht. Insbesondere in sicherheitsrelevanten Bereichen dürfe der Auftraggeber grundsätzlich jedwedes Risikopotential ausschließen und den sichersten Weg wählen.

Die maßgeblichen Aspekte der Entscheidung für eine produktscharfe Ausschreibung müssten jedoch in nachvollziehbarer Weise begründet und dokumentiert werden. Die öffentlichen Auftraggeber hätten zwar objektive und auftragsbezogene Gründe angeführt, die eine produktscharfe Ausschreibung rechtfertigen könnten. Diese Gründe wurden jedoch nicht ausreichend ermittelt und dokumentiert. Argumente gegen die Implementierung eines weiteren Verschlüsselungssystems seien nur pauschal vorgebracht worden. Daher wurde das Vorliegen einer Ausnahme vom Grundsatz der produktneutralen Ausschreibung nach § 31 Abs. 6 Satz 1 VgV nicht hinreichend dargelegt.

Auch käme vorliegend keine nachträgliche Heilung der Dokumentationsmängel in Betracht, da erstmals im Nachprüfungsverfahren eine vertiefte sachliche Prüfung erfolgt sei. Vor diesem Hintergrund könne eine wettbewerbskonforme Auftragserteilung nicht gewährleistet werden.

Bedeutung für die Praxis

Die Entscheidung führt die Bedeutung einer umfassenden und bedarfsgerechten Dokumentation in Vergabeverfahren vor Augen. Es liegt auf der Hand, dass bei einer produktbezogenen Ausschreibung besondere Anforderungen gelten. Entscheidend ist insbesondere eine tiefergehende Auseinandersetzung mit möglichen Alternativen im Vergleich zur schließlich vorgenommenen Beschaffungsentscheidung.