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Digitaler Postausgang: Vergaberecht und Datenschutzrecht
Für den physischen Postausgang gibt es bei jedem öffentlichen Auftraggeber bewährte Strukturen. Briefe werden gedruckt, kuvertiert, frankiert und anschließend an den beauftragten Postdienstleister übergeben.
Mit voranschreitender Digitalisierung ergibt es für öffentliche Auftraggeber Sinn, über eine Änderung dieses konventionellen Prozesses zu einem digitalisierten Postmanagement nachzudenken. Die Lösung: Die Einrichtung eines digitalen Postausgangs.
Bei der Einrichtung eines digitalen Postausgangs wird der manuelle Versandprozess durch die digitale Übermittlung der Ausgangspost an den Auftragnehmer ersetzt. Hierdurch können Briefsendungen wie eine E-Mail versendet werden. Die weiteren Aufgaben im Rahmen der Postdienstleistungen umfassen Empfang, Ausdruck, Faltung, Kuvertierung und Frankierung, ggfs. auch die Beförderung und Zustellung dieser Postsendungen (sog. Hybridpostvergabe).
Bei der Vergabe von Postdienstleistungen, die sowohl Elemente des physischen als auch des digitalen Postausgangs umfassen, gilt es in besonderem Maß den vergaberechtlichen Anforderungen gerecht zu werden. Neben den allgemeinen vergabe- und vertragsrechtlichen Anforderungen sollten insbesondere auch folgende Aspekte in den Blick genommen werden.
- Losaufteilung
Das Gebot der Losaufteilung ist zu beachten, vgl. § 97 Abs. 4 Satz 2-3 GWB. Danach sind Leistungen der Menge nach aufgeteilt (Teillose) und getrennt nach Art oder Fachgebiet (Fachlose) zu vergeben. Eine gesamthafte Vergabe ist zulässig, wenn wirtschaftliche oder technische Gründe dies erfordern.
Auftraggeber haben vor Einleitung des Vergabeverfahrens festzulegen, ob der digitale Postausgang als einzelnes Fachlos oder mit weiteren Postdienstleistungen (Hybridpostvergabe) vergeben werden soll. Denn es gibt Druckdienstleister, die allein den digitalen Postausgang anbieten, ohne selbst Postdienstleistungserbringer zu sein. Beabsichtigt ein Auftraggeber von einer losweisen Vergabe abzusehen, muss er sich in besonderer Weise mit dem Losaufteilungsgebot und den dagegen sprechenden Gründen auseinandersetzen.
Für eine Hybridpostvergabe sprechen technische Gründe, um ggfs. entstehende Probleme bei der Übergabe von Postsendungen zu vermeiden. Postsendungen, deren Versand durch eigene Zustellung nicht möglich ist, können dem Empfänger über einen Postdienstleister zugestellt werden. Im Falle der Losaufteilung besteht jedoch die Gefahr, dass Druck- und Postdienstleister nicht in geographisch räumlicher Nähe tätig sind. So wird es einem Postdienstleister, der ausschließlich in Süddeutschland tätig ist, schwer fallen, die vom Druckdienstleister in Norddeutschland vorbereiteten Postsendungen entgegenzunehmen, zu befördern und zuzustellen. Bei einer Hybridpostvergabe bestünde diese technische Schnittstelle nicht, da digitaler Postausgang sowie die weiteren Postdienstleistungen gesamthaft vergeben werden.
- Datenschutz
Darüber hinaus spielen auch datenschutzrechtliche Erwägungen eine maßgebliche Rolle bei der Ausschreibung eines digitalen Postausgangs. Sensible Informationen – bspw. Sozialdaten im Sinne von § 61 ff. SGB VIII sowie § 67 Abs. 2 SGB X – werden elektronisch an den Auftragnehmer übermittelt. Da die Datenverarbeitung beim digitalen Postausgang nach Weisung und im Auftrag des Auftraggebers erfolgt, muss ein entsprechendes Datenschutzkonzept vorliegen, das den formellen Anforderungen entspricht, die Art. 28 DSGVO an eine datenschutzkonforme Gestaltung einer Auftragsverarbeitung stellt.
Der digitale Postausgang bietet Auftraggebern neue Chancen, ihre Postlogistik zu optimieren. Gleichzeitig stellt der digitale Postausgang Auftraggeber vor neue vergaberechtliche Herausforderungen, die es zu bewältigen gilt. Auftraggeber sind daher gut beraten, die vergaberechtlichen Anforderungen an den digitalen – und physischen – Postausgang bereits bei der Konzeptionierung der Ausschreibungsunterlagen genau zu prüfen und zu dokumentieren, um ein erfolgreiches Vergabeverfahren durchführen zu können.
