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Dienstwagenbesteuerung in Zeiten der Corona-Pandemie: Was können Arbeitgeber und Arbeitnehmer tun?
Die Corona-Krise zwingt Unternehmen und Arbeitnehmer, ihren Arbeitsalltag an die veränderten Gegebenheiten anzupassen. Mitarbeiter arbeiten vermehrt im Homeoffice und entsprechend weniger Fahrten ins Büro (erste Tätigkeitsstätte) fallen an. Wie wirken sich diese neuen Rahmenbedingungen für Unternehmen und Dienstwagennutzer auf die Besteuerung von Dienstwägen aus?
Hintergrund: Ermittlung des geldwerten Vorteils für Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte
Erhält ein Arbeitnehmer einen betrieblichen Dienstwagen und darf diesen sowohl privat als auch für Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte nutzen, so ist ein geldwerter Vorteil zu versteuern. Erfolgt die Besteuerung nicht über ein Fahrtenbuch, gilt lohnsteuerlich die sogenannte 1 %-Regelung:
- Für die private Nutzung ist 1 % des inländischen Bruttolistenpreises zum Zeitpunkt der Erstzulassung pro Monat als geldwerter Vorteil zu versteuern.
- Regelfall: Für Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte müssen Arbeitnehmer den inländischen Listenpreis zum Zeitpunkt der Erstzulassung multipliziert mit der Entfernung zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte mit 0,03 % versteuern.
- Ausnahme: Weist der Arbeitnehmer nach, dass der Dienstwagen an höchstens 180 Tagen für Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeiststätte genutzt wird, ist die Ermittlung des geldwerten Vorteils anhand der sogenannten 0,002 %-Regelung günstiger.
Problem: Im Rahmen der Einkommensteuererklärung dürfen Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte in der Regel als Werbungskosten angesetzt werden, jedoch begrenzt auf die tatsächlichen Fahrten. In 2020 wird durch die Auswirkungen der Corona-Pandemie in vielen Fällen die erste Tätigkeitsstätte an weniger als 180 Tagen aufgesucht. Dies führt zu einer höheren (Steuer-)Belastung der Dienstwagennutzer.
Was kann das Unternehmen oder der Arbeitnehmer tun? Alternative 1: Rückwirkende Anpassung im laufenden Lohnsteuerabzugsverfahren (Arbeitgeber)
Es kann sinnvoll sein, rückwirkend ab Januar 2020 anstatt der 0,03 %-Regelung die 0,002 %-Regelung anzuwenden. Diese rückwirkende Änderung wird nach den uns erteilten Auskünften von der Finanzverwaltung im Rahmen einer auf das Jahr 2020 beschränkten Billigkeitsregelung akzeptiert, aber an bestimmte Voraussetzungen geknüpft:
- Der Arbeitnehmer muss monatlich und fahrzeugbezogen schriftlich festhalten und bestätigen, an welchen Tagen er den Dienstwagen für Fahrten zur ersten Tätigkeitsstätte genutzt hat. Die tatsächlichen Fahrten können beispielsweise über den Outlook-Kalender ermittelt werden. Eine pauschale Bestätigung über die Gesamtzahl der Fahrten zur ersten Tätigkeitsstätte im Kalenderjahr 2020 reicht nicht aus.
- Der Arbeitgeber muss diese Aufzeichnungen im Lohnkonto dokumentieren.
- Einheitliche Anwendung der 0,002 %-Regelung (rückwirkend ab Januar 2020) für alle diesem Arbeitnehmer im Kalenderjahr 2020 überlassenen betrieblichen Fahrzeuge.
Alternative 2: Antragstellung durch den Arbeitnehmer im Rahmen der Einkommensteuerveranlagung 2020
Im Rahmen der persönlichen Einkommensteuererklärung können Arbeitnehmer eine Reduzierung des zu versteuernden Bruttoarbeitslohns um den zu hoch besteuerten geldwerten Vorteil aus der 0,03 % Regelung beantragen. Als Nachweis sind glaubhafte Aufzeichnungen (z. B. Outlook-Kalender) erforderlich, die dokumentieren, an welchen Tagen die erste Tätigkeitsstätte aufgesucht worden ist. Ein Fahrtenbuch ist als Nachweis nicht nötig, dennoch müssen die Nachweise plausibel und glaubhaft sein.
Fazit
Die wohl allein im Jahr 2020 mögliche, rückwirkende Anwendung der 0,002 %-Regelung kann für Unternehmen zu einer Ersparnis führen, da sich auch die Bemessungsgrundlage für die Sozialversicherung vermindert. Unternehmen, die die Dienstwagenbesteuerung rückwirkend ab Januar 2020 anhand der 0,002 %-Regelung (tatsächliche Fahrten) durchführen möchten, sollten umgehend alle Dienstwagennutzer anschreiben und dazu auffordern, notwendige Angaben über die tatsächlich durchgeführten Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte mitzuteilen und zu bestätigen.
