Das reformierte Nachweisgesetz im öffentlichen Dienst

Die Nachweispflichten nach dem reformierten Nachweisgesetz bei TVöD- und TV-L-Arbeitsverträgen

Nach dem Nachweisgesetz müssen Arbeitgeber wesentliche Arbeitsbedingungen fristgerecht schriftlich niederlegen, die Niederschrift unterzeichnen und dem Arbeitnehmer aushändigen. Zum 1. August 2022 wurde das Nachweisgesetz reformiert. Wie bereits in einer Mandanteninformation berichtet, hat die Reform die niederzulegenden Mindestinhalte erweitert, die Bearbeitungsfristen des Arbeitgebers verschärft und Verstöße (erstmals) als Ordnungswidrigkeiten mit einem Bußgeld belegt.

Bei der öffentlichen Hand kommt die Reform besonders zum Tragen, weil Arbeitsverträge häufig knapp gehalten werden und umfassend auf TVöD oder TV-L verweisen. Ergänzend gelten ggf. Betriebs- oder Dienstvereinbarungen. Unter der neuen Rechtslage lohnt ein näherer Blick, ob Arbeitsvertragsmuster und Anlagen dem Nachweisgesetz genügen.

Wesentliche Vertragsbedingungen des Arbeitsverhältnisses

Das neue Nachweisgesetz erweitert den Mindestinhalt, der schriftlich niederzulegen und auszuhändigen ist. Künftig sind mindestens aufzunehmen:

1.der Name und die Anschrift der Vertragsparteien,

2. der Zeitpunkt des Beginns des Arbeitsverhältnisses,

3. bei befristeten Arbeitsverhältnissen: das Enddatum oder die vorhersehbare Dauer des Arbeitsverhältnisses,

4. der Arbeitsort oder, falls der Arbeitnehmer nicht nur an einem bestimmten Arbeitsort tätig sein soll, ein Hinweis darauf, dass der Arbeitnehmer an verschiedenen Orten beschäftigt werden oder seinen Arbeitsort frei wählen kann,

5. eine kurze Charakterisierung oder Beschreibung der vom Arbeitnehmer zu leistenden Tätigkeit,

6. sofern vereinbart, die Dauer der Probezeit,

7. die Zusammensetzung und die Höhe des Arbeitsentgelts einschließlich der Vergütung von Überstunden, der Zuschläge, der Zulagen, Prämien und Sonderzahlungen sowie anderer Bestandteile des Arbeitsentgelts, die jeweils getrennt anzugeben sind, und deren Fälligkeit sowie die Art der Auszahlung,

8. die vereinbarte Arbeitszeit, vereinbarte Ruhepausen und Ruhezeiten sowie bei vereinbarter Schichtarbeit das Schichtsystem, der Schichtrhythmus und Voraussetzungen für Schichtänderungen,

9. bei Arbeit auf Abruf nach § 12 des Teilzeit- und Befristungsgesetzes:

a) die Vereinbarung, dass der Arbeitnehmer seine Arbeitsleistung entsprechend dem Arbeitsanfall zu erbringen hat,
b) die Zahl der mindestens zu vergütenden Stunden,
c) der Zeitrahmen, bestimmt durch Referenztage und Referenzstunden, der für die Erbringung der Arbeitsleistung festgelegt ist, und
d) die Frist, innerhalb derer der Arbeitgeber die Lage der Arbeitszeit im Voraus mitzuteilen hat,

10. sofern vereinbart, die Möglichkeit der Anordnung von Überstunden und deren Voraussetzungen,

11. die Dauer des jährlichen Erholungsurlaubs,

12. ein etwaiger Anspruch auf vom Arbeitgeber bereitgestellte Fortbildung,

13. wenn der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer eine betriebliche Altersversorgung über einen Versorgungsträger zusagt, der Name und die Anschrift dieses Versorgungsträgers; die Nachweispflicht entfällt, wenn der Versorgungsträger zu dieser Information verpflichtet ist,

14. das bei der Kündigung des Arbeitsverhältnisses von Arbeitgeber und Arbeitnehmer einzuhaltende Verfahren, mindestens das Schriftformerfordernis und die Fristen für die Kündigung des Arbeitsverhältnisses, sowie die Frist zur Erhebung einer Kündigungsschutzklage; § 7 des Kündigungsschutzgesetzes ist auch bei einem nicht ordnungsgemäßen Nachweis der Frist zur Erhebung einer Kündigungsschutzklage anzuwenden,

15. ein in allgemeiner Form gehaltener Hinweis auf die auf das Arbeitsverhältnis anwendbaren Tarifverträge, Betriebs- oder Dienstvereinbarungen sowie Regelungen paritätisch besetzter Kommissionen, die auf der Grundlage kirchlichen Rechts Arbeitsbedingungen für den Bereich kirchlicher Arbeitgeber festlegen.

Mindestinhalte in Arbeitsvertrag, Kollektivvereinbarungen oder Gesetz

Die wesentlichen Vertragsbedingungen müssen nicht allesamt in einer Niederschrift ausformuliert werden. Das Nachweisgesetz eröffnet folgende Ausnahmen:

Wurde dem Arbeitnehmer ein schriftlicher Arbeitsvertrag (d.h. von beiden Vertragsparteien unterzeichnet) ausgehändigt, entfällt die Nachweispflicht, soweit die etwaigen Mindestangaben im Arbeitsvertrag enthalten sind.
Manche Mindestangaben können ersetzt werden durch einen Hinweis (in der Niederschrift oder dem Arbeitsvertrag) auf die auf das Arbeitsverhältnis anwendbaren Tarifverträge, Betriebs- oder Dienstvereinbarungen oder andere Kollektivvereinbarungen (Mindestangaben nach Ziffern 6 bis 8 sowie 10 bis 14).
Bei manchen Mindestangaben genügt es, auf die einschlägige gesetzliche Regelung zu verweisen (Mindestangaben nach Ziffern 11 bis 14).

Umfassende Bezugnahme auf TVöD- und TV-L

Im öffentlichen Dienst gibt es zahlreiche Arbeitsverträge, die nur wenige, knappe Regelungen enthalten (z.B. Vertragsparteien, Beginn, Arbeitszeit, Eingruppierung, Probezeit, ggf. Befristung). Sie nehmen „im Übrigen“ Bezug auf die einschlägigen Tarifverträge, insbesondere TVöD und TV-L sowie ergänzende Tarifverträge. Dort sind die sonstigen relevanten Regelungen enthalten (z.B. Versetzung, Urlaub, Überstunden, Kündigungsfrist, Wettbewerbsverbot). Die Auslagerung in Tarifverträge ist arbeitsrechtlich möglich und sinnvoll. Dass ein Arbeitsvertrag einen Tarifvertrag im Ganzen in Bezug nimmt, genügte auch den Pflichten des Nachweisgesetzes, so das BAG unter der alten Rechtslage (BAG, 23. Januar 2002 – 4 AZR 56/01; BAG, 30. Oktober 2019 – 6 AZR 465/18).

Erste Stimmen äußern Zweifel, ob der pauschale Verweis auf Tarifverträge auch weiterhin genügt, um die Pflichten aus dem Nachweisgesetz zu erfüllen. Das Nachweisgesetz sei im Lichte der dahinterstehenden europäischen Arbeitsbedingungen-Richtlinie und deren Transparenzzweck strenger auszulegen. In der Folge ist wiederum umstritten, wie detailliert die arbeitsvertragliche Ausgangsregelung beschrieben sein muss („im Übrigen gilt…“, „Bezüglich des Entgelts gilt…“ oder sogar „Bezüglich des Überstundenzuschlags gilt…“?) und wie detailliert der in Bezug genommene Tarifvertrag etc. anzugeben ist (Tarifwerk? Einzeltarifvertrag, mit oder ohne genaue Bezeichnung und Fassung? Genaue Angabe der Regelung?).

Nicht bezugnahmefähige Mindestangaben

Unabhängig davon ist zu beachten, dass ein Verweis auf Tarifvereinbarungen o.ä. nur bei bestimmten wesentlichen Vertragsbedingungen ausreicht, um die Anforderungen des Nachweisgesetzes zu erfüllen (Mindestangaben nach Ziffern 6 bis 8 sowie 10 bis 14). Bei den übrigen wesentlichen Vertragsbedingungen genügt ein Verweis auf den Tarifvertrag von vornherein nicht. Hier müssen die wesentlichen Vertragsbedingungen in einer Niederschrift oder im Arbeitsvertrag nachgewiesen werden. Das gilt auch dann, wenn der Tarifvertrag entsprechende Regelungen enthält. Nicht ausreichend ist ein Verweis auf den Tarifvertrag insbesondere bei:

Befristung auf die Regelaltersgrenze oder Erwerbsunfähigkeit (Nr. 3);
Arbeitsort und Versetzungsvorbehalt (Nr. 4);
„Sonstige“, nicht im Katalog von § 2 Abs. 1 NachwG ausdrücklich aufgeführte wesentliche Vertragsbedingungen in Tarifverträgen (diskutiert werden z.B. Ausschlussfrist, Nebentätigkeitsverbot, Wettbewerbsverbot u.v.m.).

TVöD / TV-L erfüllen nicht alle Mindestangaben

Darüber hinaus ist zu beachten, dass die anwendbaren Tarifverträge, Betriebs- und Dienstvereinbarungen die vom Nachweisgesetz geforderten Mindestinhalte in der Regel nicht vollständig abdecken. TVöD und TV-L enthalten insbesondere nicht folgende Mindestangaben:

kurze Charakterisierung oder Beschreibung der vom Arbeitnehmer zu leistenden Tätigkeit (Nr. 5),
übertarifliche Entgeltbestandteile,
bei der Kündigung des Arbeitsverhältnisses von Arbeitgeber und Arbeitnehmer einzuhaltendes Verfahren, mindestens das Schriftformerfordernis und die Fristen für die Kündigung des Arbeitsverhältnisses, sowie die Frist zur Erhebung einer Kündigungsschutzklage (Nr. 14) und
Nachweis, welche Betriebs- oder Dienstvereinbarungen anwendbar sind.
Weiter ergibt sich das Problem, dass der 15-Punkte-Katalog von Mindestangaben in § 2 Abs. 1 NachwG nicht abschließend ist („mindestens“). Es stellt sich daher die Frage, welche weiteren Inhalte aus den anwendbaren Tarifverträgen und Betriebs-/ Dienstvereinbarung wesentliche Vertragsbedingungen darstellen und damit nachzuweisen sind.

Betriebs- und Dienstvereinbarungen

Einige nachweispflichtige Regelungen (z.B. zu Arbeitszeit, Pausen, etc.) finden sich in Betriebs- oder Dienstvereinbarungen. Zudem sollte geprüft werden, ob offene Nachweispflichten bestehen. Arbeitsverträge verweisen in aller Regel nicht auf Betriebs- oder Dienstvereinbarungen, sodass ein gesonderter Nachweis über evtl. wesentliche Vertragsbedingungen erforderlich wäre.

Fazit

Das reformierte Nachweisgesetz verursacht auch bei TVöD- und TV-L-Arbeitsverträgen Handlungsbedarf. Umstritten ist, wie detailliert eine Bezugnahme auf Tarifverträge sein muss. Auch gehen die erweiterten Nachweispflichten über den bis dato typischen Inhalt von Arbeitsverträgen und TVöD/TV-L hinaus. Weiter gibt es Mindestangaben, die von vornherein nicht durch Bezugnahme auf Tarifverträge und sonstige Kollektivregelungen erfüllt werden können. Nicht zuletzt ist darauf zu achten, dass wesentliche Vertragsbedingungen auch dann hinreichend – d.h. im Arbeitsvertrag oder einer Niederschrift – nachgewiesen werden, wenn sie in Betriebs- oder Dienstvereinbarungen geregelt sind.