Das papierlose (Personal-)Büro?

Hinweis: Durch das ab 1. August 2022 geänderte Nachweisgesetz ist der untenstehende Artikel in manchen Punkten überholt. Das geänderte Nachweisgesetz erweitert die niederzulegenden Mindestinhalte, verschärft die Bearbeitungsfristen des Arbeitgebers und sanktioniert Verstöße (erstmals) als Ordnungswidrigkeiten mit einem Bußgeld. Welche Änderungen durch das neue Nachweisgesetz auf Sie zukommen, fassen wir in diesem Beitrag zusammen.“

Immer häufiger reichen Bewerber ihre Unterlagen digital ein, Arbeitgeber führen (teilweise) elektronische Personalakten, digitalisierte Arbeitsplätze nehmen zu (Stichwort „Remote-Arbeitsplätze“) und eine schnellere Kommunikation wird selbstverständlich. Auch im Arbeitsrecht ebnet der Gesetzgeber immer mehr den Weg hin zur elektronischen Kommunikation, zuletzt etwa bei Betriebsratssitzungen und Betriebsvereinbarungen. Inwieweit können arbeitsvertragliche Unterlagen von Papier auf digital umgestellt werden?

Kein Grundsatz ohne Ausnahme

Arbeitsverträge bedürfen grundsätzlich keiner besonderen Form. Sie können also in Textform etwa per E-Mail oder sogar mündlich/stillschweigend geschlossen werden.

Nach dem Nachweisgesetz (NachwG) hat der Arbeitgeber die wesentlichen Vertragsbedingungen schriftlich niederzulegen. Allerdings muss danach nicht der Vertrag selbst, sondern nur eine ggfs. separate Niederschrift schriftlich verfasst sein. Im Falle eines Verstoßes sieht das NachwG (noch) keine Sanktionen vor. Abzuwarten bleibt, wie der deutsche Gesetzgeber die neuen Anforderungen und Sanktionen der Arbeitsbedingungenrichtlinie (Richtlinie (EU) 2019/1152) umsetzen wird. Er hat dazu Zeit bis zum 1. August 2022. Die Richtlinie selbst nennt die Möglichkeit elektronischer Dokumente.

In zahlreichen Fällen verlangt das Gesetz jedoch Schriftform. Eine eigenhändige Namensunterschrift (oder eines notariell beglaubigten Handzeichens) der Parteien (§ 126 BGB) istm Arbeitsrecht zum Beispiel erforderlich bei:

befristeten Arbeitsverträgen (§ 14 Abs. 4 TzBfG),
nachvertraglichem Wettbewerbsverbot (§ 74 Abs. 1 HGB),
Ausbildungsvertrag (§ 11 BBiG),
Kündigung und Aufhebungsvertrag (§ 623 BGB),
Leiharbeitnehmerüberlassungsvertrag (§12 Abs. 1 AÜG),
Betriebsvereinbarung (§ 77 Abs. 2 BetrVG)
Tarifvertrag (§ 1 Abs. 2 TVG).

Darüber hinaus kann ein Schriftformerfordernis auch durch Arbeitsvertrag, Tarifvertrag oder Betriebsvereinbarung vereinbart werden.

Die qualifizierte elektronische Signatur als Lösung?

Die Schriftform kann durch die elektronische Form ersetzt werden, wenn das Gesetz dies nicht ausschließt. Bei der elektronischen Form (§ 126a BGB) muss der Aussteller der Erklärung seinen Namen hinzufügen und das elektronische Dokument mit einer sogenannten qualifizierten elektronischen Signatur (QES) versehen. Dazu gibt es verschiedene – auch kostenlose – Programme zum elektronischen Signieren. Der Verwender muss sich vorab bei einem qualifizierten Vertrauensdienstanbieter identifizieren (vgl. Homepage der Bundesnetzagentur). Während des Signierens erfolgt sodann eine weitere Validierung. Dabei gibt es „klassisch“ die Möglichkeit von Signaturkarte und Kartenlesegerät, aber auch Wege ohne physische Signaturkarte, etwa über SMS und/oder cloudbasierte Dienste. Auch bei einer nur einmaligen Verwendung hält sich der Aufwand so in Grenzen.

Die qualifizierte elektronische Signatur hilft jedoch nicht über alle Schriftformerfordernisse hinweg. In einigen Fällen schließt das Gesetz die elektronische Form bereits ausdrücklich aus, beispielsweise bei Kündigung und Aufhebungsvertrag (§ 623 BGB). Darüber hinaus ist die elektronische Form bei einigen Rechtsgeschäften umstritten, obwohl das Gesetz sie nicht gesondert ausschließt. Etwa bei befristeten Verträgen besteht die Gefahr, dass sie mangels formwirksamer Befristungsabrede als unbefristet gelten.

Wichtig bleibt, den Zugang und den Zugangszeitpunkt in geeigneter Weise nachweisen zu können.

Praxishinweis

Eine vollständige Umstellung auf ein papierloses (Personal-) Büro ist derzeit noch nicht möglich. Soweit umweltbewusste Arbeitgeber dennoch zumindest teilweise auf elektronische Dokumente umstellen möchten, müssen sie dies vorab – auch mit Blick auf vertragliche Schriftformklauseln – sorgfältig prüfen. Entscheidend ist jeweils der Inhalt der Dokumente.

Diese Mandanteninformation dient lediglich als Übersicht der dargestellten Themen und ersetzt keine individuelle Rechtsberatung. Gerne unterstützen wir Sie, wenn Sie in diesem Zusammenhang Beratungs- und Handlungsbedarf sehen.