Die E-Rechnung kommt!

Der Bundesrat hat am 22. März 2024 dem Wachstumschancengesetz zugestimmt. Vor allem im Bereich der Rechnungsstellung kommen dadurch einige gravierende Änderungen auf Unternehmen in Deutschland zu (elektronische Rechnung oder sog. „E-Rechnung“). Trotz Uneinigkeit auf EU-Ebene (ECOFIN) wird Deutschland zum 1.1.2025 Fakten schaffen, wozu derzeit ein Entwurf des BMF-Schreibens kursiert. Dies betrifft vor allem umsatzsteuerliche und systemseitige Aspekte. Bitte nutzen Sie gerne die nachfolgenden Informationen, um sich hierauf vorzubereiten. Gerne unterstützen wir aus fachlicher Sicht.

Was ändert sich bezüglich elektronischer Rechnungen?

Mittlerweile steht fest, dass insbesondere die folgenden Änderungen zum 1.1.2025 zu beachten sind:

• Neu-Definition des Rechnungsbegriffs in §14 UStG: Die elektronische Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format (CEN 16931, welche derzeit auf EU-Ebene überarbeitet wird – d.h. die aktuelle Version wird nicht von langer Gültigkeit sein) wird zum Standard. Alle anderen Rechnungen, auch Papierrechnungen, sind „sonstige Rechnungen“. Weitere Details finden Sie weiter unten.
• Ausnahmen für bestimmte Umsätze: Die Verwendung sonstiger Rechnungen ist dauerhaft möglich u.a. für steuerfreie Umsätze i.S.d. § 4 Nr. 8 bis 29 UStG (v.a. Finanz-, Immobilien- und Versicherungsumsätze), Kleinbetragsrechnungen (bis 250 EUR brutto) und Fahrausweise.
• Nur für Inlandsfälle: Eine Umsetzung elektronischer Rechnungen wird zunächst nur für im Inland steuerbare Transkationen zwischen in Deutschland ansässigen Unternehmern (Leistender und Leistungsempfänger) vorgeschrieben.
• Zwingende Empfangsbereitschaft für eingangsseitige Leistungen ab dem 1.1.2025. Ausgangsseitig wird die Ausstellung elektronischer Rechnungen grundsätzlich ab dem 1.1.2027 verpflichtend. Weitere Details finden Sie weiter unten.

Ein BMF-Schreiben mit Details zu praktischen Anwendungsfällen, Rechnungskorrekturen, ergänzenden Rechnungsanlagen und Dokumentationspflichten bzgl. des Rechnungseingangs wird im September/Oktober 2024 erwartet. Hierzu gibt es bereits einen veröffentlichten Entwurf, welcher derzeit auf Verbandsebene diskutiert wird.

Damit sollen spezifische EU-Vorgaben der „VAT in the Digital Age“ Initiative bereits auf deutscher nationaler Ebene umgesetzt werden (auf EU-Ebene besteht jedoch noch keine Einigkeit zu einzelnen Themen). Ein digitales Meldesystem für betroffene Umsätze, wie es bereits in anderen EU-Mitgliedstaaten wie Italien eingeführt wurde, soll in Deutschland vorerst jedoch nicht umgesetzt werden. Langfristig sind auch länderübergreifend Auswirkungen auf die Rechnungsstellung und die Meldesysteme zu erwarten (grundsätzlich ab dem 1.1.2028, was sich jedoch verzögern wird).

Welche Unternehmen sind betroffen?

Generell sind alle Unternehmer in inländischen Fallkonstellationen betroffen (inkl. Kleinunternehmer, land- und forstwirtschaftliche Betriebe, differenzbesteuernde Unternehmer, unternehmerisch tätige jur. Personen des öffentlichen Rechts). Gerne unterstützen wir unsere Mandanten im Zuge der Einführung und Verarbeitung elektronischer Rechnungen aus fachlicher Sicht.

Wie kann Menold Bezler weiterhelfen?

Unabhängig davon, ob Sie DATEV oder ein anderes ERP-System nutzen, sind wir in der Lage, Sie aus fachlicher Sicht zu unterstützen. Wenn Sie sich mit diesem Thema befassen, unterstützen wir gerne mit unserem interdisziplinären Beratungsansatz. Hierbei involvieren wir zielgerichtet unsere Ansprechpartner aus den Bereichen Steuerberatung (inkl. Buchhaltung), Wirtschaftsprüfung oder Rechtsberatung.

Je nach Konstellation bis hin zur Verbuchung von Belegen (DATEV). Aber beispielsweise auch aus Umsatzsteuersicht im Zuge einer Readiness Prüfung: Wir unterstützen bei der systematischen Einordnung eingangs- wie ausgangsseitige Fallkonstellationen, um eine möglichst gute Ausgangsbasis vor Einführung der E-Rechnung zu schaffen. Im Moment liegt die größere Relevanz im Bereich eingangsseitiger Transaktionen.

Interesse an weiteren Details zur E-Rechnung?

a) Details zum Rechnungsbegriff gemäß §14 UStG: Neudefinition

Eine elektronische Rechnung ist nach § 14 Abs. 1 Satz 3 UStG n.F. eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine elektronische Verarbeitung ermöglicht. Die elektronische Rechnung muss der europäischen Norm für die elektronische Rechnungsstellung und der Liste der entsprechenden Syntaxen gemäß der Richtlinie 2014/55/EU entsprechen (CEN 16931). Zugelassene Formate sind z.B. XRechnung und ZUGFeRD (vgl. BMF-Schreiben v. 02.10.2023).

Rechnungsaussteller und Rechnungsempfänger können sich jedoch auch auf ein anderes strukturiertes elektronisches Format einigen, wenn das Format die richtige und vollständige Extraktion der nach diesem Gesetz erforderlichen Angaben aus der elektronischen Rechnung in ein Format ermöglicht, das den Angaben in der Richtlinie 2014/55/EU entspricht oder mit dieser interoperabel ist. Von einer auch zukünftigen Nutzbarkeit und Zulässigkeit des EDI-Formats ist vorerst auszugehen; möglicherweise werden hier jedoch Ergänzungen notwendig werden, um die EU-Norm zu erfüllen.

Rechnungen, die in einem anderen elektronischen Format (z.B. PDF-Format) oder auf Papier übermittelt werden, werden nach § 14 Abs. 1 Satz 4 UStG n.F. unter dem neuen Begriff „sonstige Rechnung“ zusammengefasst. Der Vorrang der Papierrechnung ist damit entfallen.

b) Details zur zeitlichen Anwendung: Übergangsregelung §27 Abs. 38 UStG

Die Neufassung des Rechnungsbegriffs gemäß §14 UStG tritt am 1.1.2025 in Kraft. Eingangsseitige elektronische Rechnungen müssen ab diesem Datum durch den Unternehmer empfangen (bspw. über eine zentrale E-Mail-Adresse) und in der Folge auch verarbeitet werden können. Für ausgangsseitige Rechnungen gilt eine Übergangsregelung von zwei Jahren: Liegt das Leistungs- und Ausstellungsdatum zwischen dem 1.1.2025 und 31.12.2026, ist eine ausgangsseitige Abrechnung nach derzeit geltender Rechtslage grundsätzlich weiterhin zulässig. Es kann also insbesondere mittels Papierrechnung und – sofern der Empfänger zustimmt - mittels sonstiger elektronischer Rechnung (z. B. PDF via E-Mail) abgerechnet werden. Für Unternehmen, deren Gesamtumsatz im Kalenderjahr 2026 eine Höhe von 800.000 € nicht überschritten hat, wird diese Übergangsregelung bis zum 31.12.2027 verlängert. Spätestens ab 1.1.2028 wird die elektronische Rechnung dann die einzige verpflichtende Rechnungsart für Umsätze zwischen zwei im Inland ansässigen Unternehmern.

Die Übergangsregelung bis zum 31.12.2027 gilt, vorbehaltlich der Zustimmung des Empfängers, auch für EDI-Formate, die mit der europäischen Norm für die elektronische Rechnungsstellung nicht interoperabel sind.

Wichtig: Die Übergangsregelung gilt nur für den Aussteller der Rechnung. Der Empfänger hingegen ist bereits ab dem 1.1.2025 zur Entgegennahme von E-Rechnungen verpflichtet. Eine Verarbeitung solcher Eingangsrechnungen im neuen Format bedingt, dass systemseitig entsprechende Voraussetzungen geschaffen werden. Soweit ein Unternehmen in der Übergangszeit vermeiden möchte, Rechnungen im neuen Format zu erhalten, sollten entsprechende Vereinbarungen getroffen werden. Hierzu sollte geprüft werden, welche eingangsseitigen Prozesse in Bezug auf welche Leistungspartner bestehen. Bei Bedarf unterstützen wir gern.

Für Fragen stehen wir gerne zur Verfügung.